Kuidas seadistada Google Forms AI kokkuvõtte abil arvutustabeleid automaatselt täitma?

Klientide tagasiside kogumine ja analüüsimine on kasvu jaoks hädavajalik. Koos Google'i tööruumGoogle Forms pakub sujuvat viisi vastuste jäädvustamiseks ja otse Google Sheetsi importimiseks, kus tehisintellekt saab automaatselt kokkuvõtteid genereerida.

See integratsioon muudab toorandmed minimaalse pingutusega tegutsemist võimaldavateks teadmisteks. Aga miks on see lahendus alternatiividega võrreldes revolutsiooniline? Ja kuidas saavad turundus- ja müügiettevõtted seda ära kasutada? Vaatleme seda lähemalt.

Miks see on keeruline teistel platvormidel

Tööriistad nagu Typeform, SurveyMonkey või Jotform on suurepärased kasutajasõbraliku vormide kujundamise poolest, kuid nende integreerimine arvutustabelite ja tehisintellekti kokkuvõtetega tundub sageli nagu pusle lahendamine puuduvate tükkidega. Siin on põhjus, miks:

• Fragmenteeritud integratsioonidVastuste eksportimine arvutustabelitesse nõuab tavaliselt tasuliste kolmandate osapoolte teenuste kasutamist, näiteks Zapier or TegemaNeed lisavad kulusid ja seadistamise keerukust, millega võivad kaasneda viivitused andmete sünkroonimisel.
• Piiratud natiivne tehisintellektKuigi mõned platvormid pakuvad elementaarset analüütikat, on täpne tehisintellektil põhinev kokkuvõte – avatud vastustest saadud kontekstuaalne ülevaade – haruldane ilma kohandatud kodeerimise või kallite lisandmooduliteta. Näiteks SurveyMonkey tehisintellekti funktsioonid on piiratud premium-tasemetega ja ei edasta andmeid otse arvutustabelitesse.
• Skaleeritavuse tõkkedSuuremahuliste vastuste käsitlemine võib kaasa tuua API piirangud või käsitsi eksportimine, mis muudab reaalajas analüüsi tüütuks tüütuks. Google'i ökosüsteem seevastu on põhifunktsioonide osas tasuta, skaleerub vaevata ning manustab Gemini tehisintellekti otse Formsi ja Sheetsi, pakkudes kohest ja koodivaba funktsionaalsust.

See Google'i-põhine lähenemine säästab aega, vähendab vigu ja hoiab kõik ühes turvalises ja koostöökeskkonnas – ideaalne meeskondadele, kes kasutavad korraga mitut tööriista.

Turunduse ja müügi kasutusjuhud

Turundusmeeskondade jaoks muudab see lahendus kliendiküsitlused teadmiste kullaaukudeks. Kujutage ette, et käitate kampaaniajärgset tagasisidevormi: vastused liiguvad automaatselt Sheetsi, kus tehisintellekt võtab kokku arvamused, näiteks 80% kiitis reklaami huumorit, kuid märkis ära aeglase laadimiseTurundajad saavad sisustrateegiaid kiiresti täiustada ilma sadade kommentaaride läbi sõelumata.

Müügis on see müügivihjete genereerimise jõujaam. Teie saidil olev kontaktvorm jäädvustab potentsiaalsete klientide andmed ja probleemsed kohad. Seejärel kategoriseerib tehisintellekt need automaatselt (nt Suure kavatsusega demopäring) või võtab kokku nende vajadused (Potentsiaalne klient on konkurentide hinnakujundusest pettunud – soovitage komplekti allahindlust). Müügiesindajad saavad kasutusvalmis müügikanali vaate, mis suurendab tehingute määra, seades esikohale kuumad müügivihjed. Väikeettevõtted saavad veebiseminaridel jälgida investeeringutasuvust, samas kui suurettevõtted analüüsivad isikupärastatud teavitustegevuse jaoks globaalset tagasisidet – seda kõike ilma käsitsi andmeid sisestamata.

Tulemus? Kiirem otsuste langetamine, suurem kaasatus ja andmepõhine kasv, kusjuures tehisintellekt teeb raske töö ära.

Samm-sammult juhend: seadistamine

Kas olete valmis looma? See protsess võtab alla 10 minuti ja nõuab Google'i kontot (Gemini funktsioonide kasutamiseks on vaja Workspace'i paketti, näiteks Business Standardit või Gemini lisandmoodulit). Loome vormi, lingime selle Sheetsiga ja lisame tehisintellekti kokkuvõttevälja.

1. samm: looge oma Google'i vorm

1. Minna Google Forms ja klõpsake tühja vormi alustamiseks märki „+”.
2. Lisa oma küsimused: lisa vähemalt üks avatud tüüpi vastus (lühike vastus või lõik), mida tehisintellekt saab kokku võtta – nt „Mis sulle meie toote juures kõige rohkem meeldis?“.
3. Kohanda vastavalt vajadusele: lisa pealkiri, kirjeldus ja vastuse seaded (nt piirdu ühega kasutaja kohta).
4. Eelvaade ja testimine: Klõpsake silmaikoonil, et veenduda selle sujuvas voolavuses.

Professionaalne nipp: IKui oled Workspace Labsis, kasuta Gemini oma. Aita mul luua vormi mustandi loomiseks käsurealt nagu SaaS-tööriista klientide tagasiside uuring.

2. samm: linkige vastused Google'i arvutustabeliga

1. Klõpsake oma vormil nuppu Vastused vahelehel ülaosas.
2. Klõpsake rohelist tabelite ikooni (või Rohkem > Valige vastuste sihtkoht).
3. Vali Loo uus arvutustabel (või valige olemasolev).
4. Click LoomaVastused täidetakse nüüd automaatselt tabeli uuel vahekaardil, kus ajatempli ja vastustega kuvatakse veergudes.

See seadistus tagab, et iga esildis värskendab tabelit reaalajas – eksportimist pole vaja.

3. samm: lisage tehisintellekti kokkuvõtte väli arvutustabelitesse

1. Ava lingitud tabel (see kuvatakse sinu Drive'is).
2. Uues veerus (nt veerg F, millel on märge „Kokkuvõte“) valige esimene andmerida (nt rida 2).
3. Sisestage tehisintellekti valem: =AI("Summarize the key feedback from this response in one sentence, highlighting sentiment.", A2:M2)

• asendama A2:M2 koos oma vastusevahemikuga (nt ajatempel, nimi, tagasiside veerud).
• Kohanda viipa: müügivihjete puhul proovi =AI("Categorize this inquiry as 'hot lead', 'warm', or 'cold', and summarize needs.", C2:D2).

1. Vajuta sisestusklahvi (Enter). Gemini genereerib kokkuvõtte koheselt.
2. Lohistage valemit allapoole, et seda kõigile ridadele rakendada. Uute vastuste puhul täidetakse see automaatselt.

Andmete muutumisel saate väljundeid värskendada, valides lahtrid ja klõpsates nuppu „Värskenda ja lisa“. Kui teil on 3–200 vastust, saate kiire ülevaate saamiseks luua ka hulgikokkuvõtteid otse vormide vahekaardil Vastused ning seejärel vajadusel need arvutustabelitesse kopeerida ja kleepida.

Optimeerimine

• Nõuete kontrollVeenduge, et teie Workspace'i pakett toetab Gemini versiooni (nt Business Standard+). Tasuta versiooni kasutajad saavad Formsi/Sheetsi põhifunktsioonid, kuid piiratud tehisintellekti võimalustega.
• Privaatsus kõigepealtVormid arvestavad jagamisseadetega – kaastöötajad näevad samuti arvutustabelit, seega hallake juurdepääsu Drive'i kaudu.
• Täiustatud nipidDünaamiliste värskenduste jaoks kasutage esitamisel kokkuvõtete käivitamiseks rakenduste skripti või kombineerige need visuaalsete armatuurlaudade loomiseks arvutustabelite diagrammidega.
• ProbleemidKui tehisintellekti ei kuvata, kontrollige oma keelt (praegu ainult inglise keeles) või administraatori seadeid.

Selle töövooga saab teie Google Formist nutikas andmemootor. Alustage väikeselt tagasisidevormiga, skaleerige see ettevõtte küsitlusteni ja vaadake, kuidas teie ärialased teadmised kasvavad.

Boonus: lisa potentsiaalsetele klientidele e-posti teel saadetav e-posti märguanne

Google Sheetsis saate seadistada automaatse e-posti päästiku, mis saadetakse tehisintellekti kokkuvõtte abil müügivihje märgistusega „… kuumSee kasutab Google Apps Scripti (tasuta ja koodivaba tööriist) uute vormivastuste jälgimiseks, tehisintellekti loodud kokkuvõtte hindamiseks ja isikupärastatud e-kirja saatmiseks Gmaili kaudu. See on võimas viis tagada, et teie müügimeeskond saaks koheseid teateid, muutes ülevaated tegudeks ilma käsitsi kontrollideta.

1. samm: valmistage oma leht ette

1. Ava oma vormiga lingitud leht (artikli 2. etapist).
2. Veenduge, et teil oleks veerg „AI kokkuvõte” (nt veerg F), mille valem oleks järgmine: =AI(„Kategooria see kiireloomulisuse ja vajaduste põhjal kas „kuuma müügivihje”, „soe” või „külm”.”, C2:D2).
3. Jälgimiseks lisage kaks uut veergu:
   • Veerg G: „E-kiri saadetud” (valem: =IF(F2=”kuum müügivihje”, „Jah”, „Ei”) – lohista alla).
   • Veerg H: „E-posti ajatempel” (täidetakse skripti abil automaatselt).

2. samm: avage rakenduste skript

1. Oma arvutustabelis minge aadressile Laiendused > Rakenduste skriptSee avab skriptiredaktori uuel vahelehel.
2. Kustuta kõik vaikekoodid ja kleebi allolev skript (kohanda vastavalt juhistele).

3. samm: kirjutage ja salvestage skript

Siin on lihtne ja kasutusvalmis skript. See kontrollib, kas tehisintellekti kokkuvõte sisaldab märksõna „kuuma müügivihje“ ja saadab seejärel meili teie müügimeeskonna jagatud postkasti (või konkreetsele esindajale).

function onFormSubmit(e) {
  var sheet = e.source.getActiveSheet();
  var row = e.range.getRow();  // The row with the new response
  var aiSummary = sheet.getRange(row, 6).getValue();  // Assuming Column F (6) is AI Summary
  
  if (aiSummary && aiSummary.toString().toLowerCase().includes('hot lead')) {
    var emailData = sheet.getRange(row, 1, 1, 8).getValues()[0];  // Grab row data (adjust columns as needed)
    var prospectEmail = emailData[2];  // e.g., Column C for prospect's email
    var prospectName = emailData[1];   // e.g., Column B for name
    var feedback = emailData[3];       // e.g., Column D for key feedback
    
    // Customize email details
    var subject = `Hot Lead Alert: ${prospectName} Needs Immediate Follow-Up`;
    var body = `
      Hi Sales Team,
      
      New hot lead from form: ${prospectName} (${prospectEmail}).
      
      Key Insights from AI: ${aiSummary}
      Original Feedback: ${feedback}
      
      Action: Reply ASAP with a personalized demo offer.
      
      Full Response Link: ${sheet.getUrl()} (Row ${row})
      
      Best,
      Auto-Lead Bot
    `;
    
    // Send to your team's email (or dynamically assign based on territory)
    GmailApp.sendEmail('sales@yourcompany.com', subject, body);
    
    // Update tracking columns
    sheet.getRange(row, 7).setValue('Yes');  // Column G: Email Sent
    sheet.getRange(row, 8).setValue(new Date());  // Column H: Timestamp
  }
}

• Kohandused:
  • Muuda veerunumbreid (nt getRange(row, 6) F jaoks).
  • Muutke e-posti saajat või lisage koopiaid: GmailApp.sendEmail('sales@yourcompany.com', subject, body, {cc: 'manager@yourcompany.com'});.
  • Potentsiaalsete klientidega ühenduse võtmiseks: vahetage adressaadi aadress prospectEmaili vastu ja kohandage teksti tervitussõnumi jaoks.
  • Täiustage Sheeti valemis tehisintellekti viipa parema kategoriseerimise saavutamiseks (nt lisage „kui mainitakse „kiireloomuline” või „demo kohe””).

3. Klõpsake ketta ikooni, et Säästa (nimetage oma projekt, nt „Kuumade müügivihjete e-posti käivitaja“).
4. Õiguste andmine: Käivitage funktsioon üks kord käsitsi (valige rippmenüüst onFormSubmit ja klõpsake nuppu „Käivita”). Kinnitage Gmaili/Arvutustabelite ulatused, kui seda küsitakse.

4. samm: seadistage päästik

1. Rakenduste skriptis klõpsake kellaikooni (Triggerid) vasakul.
2. Click + Lisa päästik (all paremal).
3. Seadistamine:
   • Funktsioon: onFormSubmit
   • Lähetamine: Juht
   • Sündmuse allikas: Arvutustabelist
   • Sündmuse tüüp: Vormi esitamisel
4. Click SäästaVajadusel autoriseeri.

5. samm: testige seda

1. Esitage oma vormi kaudu testvastus (nt midagi kiireloomulist, näiteks „Vajan täna demot – praegune tööriist on liiga aeglane!”).
2. Kontrollige tabelit: tehisintellekt peaks selle märgistama kui „kuuma müügivihje“ ja e-kiri peaks saabuma sekundite jooksul.
3. Jälgige skripti täitmislogi (rakenduste skript > täitmised) võimalike vigade suhtes.

Professionaalsed näpunäited ja tõrkeotsing

• Hindade piirangudGmaili e-kirjade arv on piiratud 100–1,500-ga päevas (olenevalt teie Workspace'i paketist) – enamiku meeskondade jaoks on see piisav.
• TURVALISUSSkriptid töötavad teie konto all, seega kasutage jagatud „alerts@yourcompany.com"saatmise eest".
• Täiustatud ideedIntegreeri Google Calendariga kõnede automaatseks ajastamiseks või Slackiga webhooki kaudu meeskonna teavituste saamiseks. Mitte-kuumate müügivihjete puhul lisa tingimuslik loogika, et neid tilkmeilide abil turgutada.
• Kui see purunebLevinud probleemid? Kontrollige veerundekseid või veenduge, et leht poleks filtreeritud. Vea parandamiseks lisage skriptile Logger.log(aiSummary); ja vaadake logisid.

See seadistus muudab teie vormi proaktiivseks müügimasinaks. Skaleerige seda mitme vormi peale (nt üks demode ja teine ​​tugipiletite jaoks) ja näete konversioonide kasvu kohe. Kui teil tekib takistusi, on Google'i rakenduste skripti dokumentides või Workspace'i kogukonnafoorumites suurepäraseid näiteid. Mis on teie esimene kasutusjuhtum?

seotud Martech Zone sisu

Google'i arvutustabelid: koostööpõhised müügi- ja turundustabelid integreeritud reaalajas andmetega

Sündmuste üleviimine Universal Analyticsist Google Analytics 4-sse

Müügivihjetest müügini: minimaalne Martech Stack väikeettevõtete turundamiseks ja kasvuks

Botsheets: koolitage vestlusbotit ja püüdke müügivihjeid Google'i arvutustabelite abil selle koodita GPT-lahendusega