Prioriteetide seadmine vs. multitegumtöö: miks keskendumine ületab žongleerimise äris ja mujal
Multitegumtöötlust kantakse sageli aumärgina. Nutitelefonide sumisemise, postkastide üleujutuse ja kattuvate koosolekute ajal on lihtne end produktiivsena tunda lihtsalt kõigega žongleerides. Kuid üha rohkem tõendeid neuroteadusest, psühholoogiast ja äriuuringutest räägivad hoopis teistsugust lugu: multitegumtöötlus on ebaefektiivne ning maksab meile aega, raha ja vaimset selgust. Alternatiiviks olev prioriteetide seadmine on palju tõhusam. Ja kuigi andmed on müügikeskkondades ilmsed, kehtivad need põhimõtted laialdaselt erinevates tööstusharudes ja rollides.
Müüt mitme ülesandega
Esmapilgul tundub multitegumtöötlus loogilise viisina rohkemate tulemuste saavutamiseks. Uuringud näitavad aga järjekindlalt, et inimese aju ei ole programmeeritud samaaegselt mitut keerulist ülesannet täitma. See, mida enamik inimesi nimetab multitegumtöötlus is ülesannete vahetamine—protsess, mis tekitab kognitiivse koormuse iga kord, kui ühelt ülesandelt teisele liigute.
aastal avaldatud märgilises uuringus Eksperimentaalse psühholoogia ajakiri leidis, et ülesannete vahel vahetamine võib vähendada tootlikkust kuni 40%Lisaks kulub inimestel multitegumtöötluse ajal uute asjade õppimiseks või äratundmiseks oluliselt kauem aega – kuni neli korda kauem. See viivitus tekib seetõttu, et iga lülitus nõuab aju ümberorienteerumist, mis viib nn. tähelepanu jääk mõjud. Need väikesed vaimsed nihked kuhjuvad, mille tulemuseks on rohkem vigu, madalam sooritusvõime ja kõrgem stressitase.
Tagajärjed ei ole ainult isiklikud. Riiklikul tasandil on töökatkestused ja tööülesannete vahetamine USA majandusele hinnanguliselt maksma läinud kuni 650 miljardit dollarit aastas tootlikkuse languse näol.
Miks prioriseerimine toimib paremini
Prioriseerimine on teadlik keskendumine kõige olulisemale ülesandele igal ajahetkel. Erinevalt multitegumtöötlusest tugineb see struktuurile, selgusele ja ajaplaneerimisele. Müügiorganisatsioonides, mis rakendasid automatiseeritud prioriseerimisvahendeid, olid eelised dramaatilised:
- Kontaktide määr suurenes 15%
- Müügiesindaja kohta tehtud toimingute arv kasvas 37%
- Kontaktkatsete arv paranes 49%
- Müügiesindaja kõneaeg hüppas 88%
Lisaks neile tulemusnäitajatele peitub selle edu algpõhjus selles, kuidas prioriseerimine kõrvaldab otsustusväsimuse ja vähendab mõttelist segadust. Kui süsteem määrab automaatselt järgmise parima tegevuse, tuginedes müügivihje kvaliteedile, viimasest kontaktist möödunud ajale või planeeritud kohtumistele, ei raiska müügiinimesed enam energiat edasiste sammude otsustamisele. Nad teevad ära töö, mis on kõige olulisem.
Ja tulude mõju on märkimisväärne. Ettevõtted, kes rakendavad prioriseerimisstrateegiaid, on näinud järgmist:
- 121% suurem tulupotentsiaal
- 97% kõrgem konversioonimäär
- 12% suurem müügivihjete läbilaskevõime müügiesinduse kohta
Müügist kaugemale minev prioriseerimine
Kuigi müük pakub täpset juhtumianalüüsi, hõlmab prioriseerimine praktiliselt iga ametit. Tarkvaraarenduses on sügav keskendumine (või voog) on hädavajalik puhta ja funktsionaalse koodi kirjutamiseks – midagi, mida koosolekud ja teavitused tõsiselt häirivad. Tervishoius, kus mitme ülesandega tegelemine võib olla elu ja surma küsimus, avaldati ajakirjas ... BMJ kvaliteedi- ja ohutusajakiri näitas, et katkestused suurendavad kliiniliste vigade tõenäosust 12.1%.
Teadmustöötajad turunduses, rahanduses, õigusteaduses, hariduses ja mujal saavad kasu struktureeritud ülesannete haldamisest. Sellised tööriistad nagu Eisenhoweri maatriksid, ajablokeerimine ja agiilsed metoodikad aitavad spetsialistidel vältida reaktiivse töötamise lõksu ja keskenduda hoopis sellele, mis loob kõige rohkem väärtust.
Isegi loomingulised distsipliinid pole immuunsed multitegumtöötluse lõksude suhtes. Uuringud on näidanud, et loovus õitseb katkematutes ajablokkides, kus inimesed saavad ideid sügavuti uurida ilma pideva kontekstivahetuseta.
Prioriseerimise taga peituv psühholoogia
Psühholoogiliselt kogevad inimesed ülesannete täitmisel rahuldust. Kuid mitme ülesande korraga täitmine viib sageli selleni, et lõpuleviimise killustatus, kus miski ei tundu kunagi lõpetatuna. See röövib inimestelt väikesed dopamiinilaksud, mis kaasnevad ülesannete täitmisega, ning võib viia läbipõlemise ja eemaldumiseni.
Seevastu prioriseerimine soodustab edasimineku ja kontrolli tunnet, mis on sisemise motivatsiooni kaks peamist liikumapanevat jõudu. See sobib hästi ka ärevuse ja ülekoormuse juhtimisel kasutatavate kognitiiv-käitumuslike tehnikatega, kuna prioriseerimine aitab selgitada, mida tuleb kõigepealt teha, vähendades halvatust ja stressi.
Prioriseerimisraamistikud
Siin on kolme laialdaselt kasutatava prioriseerimise raamistiku kirjeldused: Eisenhower maatriks, ABCD-meetodJa Moskva meetod:
Eisenhower maatriks
Eisenhoweri maatriks, tuntud ka kui kiireloomuliste-oluliste maatriks, on neljakvadrandiline süsteem, mis aitab üksikisikutel ja meeskondadel ülesandeid tähtsuse järjekorda seada vastavalt nende kiireloomulisusele ja olulisusele. Selle tegi populaarseks USA president Dwight D. Eisenhower, kes tegi kuulsaks kiireloomuliste ja oluliste ülesannete eristamise.
Eisenhoweri maatriks soodustab ennetavat planeerimist ja aitab vältida reaktiivseid tööharjumusi.
ABCD-meetod
ABCD-meetod on lihtne järjestamissüsteem, mis aitab korraldada ülesannete nimekirja ülesannete suhtelise tähtsuse alusel. Igale ülesandele on määratud täht:
- A (Kohustuslik teha)Kriitilised ülesanded, mille tegemata jätmisel on tõsised tagajärjed. Need on esmatähtsad.
- B (Peaks tegema)Olulised, aga mitte kiireloomulised. Neid saab edasi lükata, aga mitte lõputult.
- C (Tore teha)Vähese mõjuga ülesanded, mis pakuvad küll teatud kasu, kuid millel pole tegemata jätmisel tagajärgi.
- D (Delegeerimine/Kustuta): Ülesanded, mida saab teistele ümber määrata või täielikult eemaldada.
See meetod on eriti tõhus individuaalse aja haldamiseks, aidates teil iga päev keskenduda sellele, mis on tõeliselt oluline.
Moskva meetod
MoSCoW meetodit kasutatakse laialdaselt projektijuhtimises ja tarkvaraarenduses funktsioonide või ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks. Akronüüm tähistab:
- Peab olemaMittekaubeldavad nõuded. Ilma nendeta projekt ebaõnnestub.
- Oleks pidanud: Kõrge prioriteediga ülesanded, mis on olulised, kuid mitte koheseks täitmiseks hädavajalikud.
- Oleks võinudSoovitavad, kuid valikulised ülesanded, mis lisatakse aja ja ressursside olemasolul.
- Ei pea (praegu): Ülesanded, mis on kokku lepitud käesoleva perioodi või projekti ulatusest välja jäävateks.
MoSCoW aitab sidusrühmadel ühildada tegelikke eesmärke ja ennetab ulatuse laienemist, määratledes selgelt prioriteedid.
Võtme tagasivõtmine
Kui oled valmis lõpetama žongleerimise ja hakkama targemini töötama, on siin konkreetsed sammud, kuidas tõhusalt prioriteete seada:
- Ära aja liikumist edasiminekuga segiTunnista, et hõivatud olemine ei ole sama mis efektiivne olemine. Eelista mõju tegevusele.
- Kasutage prioriseerimisraamistikkuOlgu selleks Eisenhoweri maatriks, ABCD-meetod või MoSCoW (Must, Should, Could, Won't – peab, peaks, võiks, ei tohi) – raamistikud aitavad eristada kiireloomulisi olulisest.
- Piira igapäevaseid prioriteeteTuvasta kolm kõige olulisemat ülesannet, mis iga päev edu lihvivad. Keskendu nende täitmisele enne, kui liigud edasi vähemtähtsate ülesannete juurde.
- Blokeeri aeg sügavaks tööks: Pühendage segajateta ajablokke kõrge kognitiivse nõudlusega ülesannetele. Vaigistage märguanded ja lülitage nutitelefon sisse. Mitte segadaja blokeerige oma kalender.
- Automatiseeri kõikjal, kus võimalikTööriistad, mis automatiseerivad müügivihjete prioriseerimist, parandavad müügitulemusi märkimisväärselt. Sama põhimõte kehtib klienditeeninduse, turunduse töövoogude ja toimingute kohta.
- Sarnaste ülesannete partiiSarnaste tegevuste (nt e-posti kontrollimine, kõnede tegemine) rühmitamine vähendab kontekstivahetust ja suurendab efektiivsust.
- Vaadake üle ja kohandageIganädalased ülevaated aitavad hinnata, mis toimis, mis mitte ja kus on vaja prioriteete muuta. See hoiab kooskõla pikaajaliste eesmärkidega.
Andmed on selged: mitme ülesandega tegelemine võib tekitada produktiivsuse tunde, aga prioriteetide seadmine tegelikult... produktiivneOlenemata sellest, kas haldad müügikanalit, kirjutad raamatut või juhid ettevõtet, annab õigele ülesandele õigel ajal täieliku tähelepanu pööramine paremaid tulemusi, vähendab stressi ja aitab sul väiksema pingutusega rohkem saavutada.
Kuna me jätkame üha keerukamate ja nõudlikumate töökeskkondade avastamist, pole prioriteetide seadmine enam valikuline – see on konkurentsieelis.
seotud Martech Zone sisu
