Kuidas kirjutada oma ettevõtte sotsiaalmeedia juhised töötajatele [näidis]
Siin on sotsiaalmeedia juhised ettevõttes [Ettevõte] töötamiseks koos täiendava jaotisega ettevõtetele, mis on avalik-õiguslikud või eeskirjadega reguleeritud.
Määrake oma organisatsiooni toon
Tooni andmine töötajate sotsiaalmeedia kasutamisel on tänapäeva digimaastikul ülimalt tähtis. Sotsiaalmeedia on arenenud kaugemale isiklikust suhtlusest võimsaks tööriistaks, mis kujundab avalikkuse ettekujutust, mõjutab turu dünaamikat ja võib oluliselt mõjutada organisatsiooni mainet.
Ettevõttes [Ettevõte] tunnistame, et sotsiaalmeedia pole mitte ainult platvorm individuaalseks väljenduseks, vaid ka oluline tööriist tähenduslike sidemete loomiseks, väärtuslike arusaamade jagamiseks ja meie kaubamärgi kohaloleku suurendamiseks digitaalses sfääris.
Sellisena on sotsiaalmeedia vastutustundlik ja eetiline kasutuselevõtt julgustatud ja meie organisatsiooni strateegia aluseks. Ajastul, mil teave liigub ühe kliki kiirusega, on sotsiaalmeedia olulisuse mõistmine ja selle kasutamise vastavusse viimine meie ettevõtte väärtuste ja eesmärkidega hädavajalik meie maine kaitsmiseks, sidusrühmadega suhtlemiseks ja lõpuks meie ärieesmärkide saavutamiseks.
Selle juhiste kogumi eesmärk on anda selged juhised sotsiaalmeedia kui võimsa tööriista kasutamise kohta, järgides samal ajal [Ettevõtet] määratlevaid põhimõtteid.
Üldised sotsiaalmeedia juhised
- Ole läbipaistev ja kinnita, et töötad ettevõttes [ettevõte]. Teie ausust märgitakse sotsiaalmeedia keskkonnas. Kui kirjutate ettevõttest [ettevõte] või konkurendist, kasutage oma tegelikku nime, tuvastage, et töötate ettevõttes [ettevõte], ja selgitage oma rolli. Kui teil on arutatava vastu huvi, siis öelge see esimesena.
- Ärge kunagi esindage ennast või [Ettevõtet] valesti või eksitavalt. Kõik väited peavad olema faktilised ega tohi olla eksitavad; kõik väited peavad olema põhjendatud.
- Olge valvas [Ettevõttega] seotud vestluste jälgimisel sotsiaalmeedias. Kui märkate ettevõttega [Ettevõte] seotud sobimatut või kahjulikku sisu, teavitage sellest ettevõtte vastavat osakonda, et ta saaks tegutseda.
- Postitage sisukaid, lugupidavaid kommentaare – mitte rämpsposti ega teemaväliseid või solvavaid märkusi.
- Kasutage tervet mõistust ja viisakust. Küsige luba vestluste avaldamiseks või nendest aruandmiseks, mis on mõeldud [ettevõtte] privaatseks või sisemiseks. Veenduge, et teie läbipaistvus ei rikuks ettevõtte [Ettevõte] privaatsust, konfidentsiaalsust ega juriidilisi juhiseid välise kommertskõne kohta.
- Pidage kinni oma pädevusvaldkonnast ja pakkuge ainulaadseid ja individuaalseid vaateid mittekonfidentsiaalsetele tegevustele ettevõttes [Company].
- Teiste loodud sisu jagamisel mainige alati õigesti ja omistage see algallikale. Kolmandate osapoolte sisu kasutamisel järgige autoriõiguse seadusi ja litsentsilepinguid.
- Kui te ei nõustu teiste arvamusega, jätke see asjakohaseks ja viisakaks. Kui olukord võrgus muutub antagonistlikuks, vältige liigset kaitset ja äkilist lahtiütlemist. Küsige nõu suhtekorraldusdirektorilt ja loobuge viisakalt.
- Reageerige professionaalselt negatiivsetele kommentaaridele või kriitikale sotsiaalmeedias. Vältige vastasseise või vaidlusi. Selle asemel käsitlege muresid viisakalt ja vajadusel suunake vestlus erakanalisse lahendamiseks.
- Konkursist kirjutades olge diplomaatiline, tagage faktide täpsus ja hankige vajalikud load.
- Vältige kommenteerimast juriidilisi küsimusi, kohtuvaidlusi või mis tahes osapooled [Ettevõte] võivad olla kohtuvaidluses.
- Ärge kunagi osalege sotsiaalmeedias, kui arutlete teemadel, mida võib pidada kriisiolukorraks. Isegi anonüümsed kommentaarid võidakse tuvastada teie või [ettevõtte] IP-aadressiga. Suunake kogu kriisiteemadega seotud sotsiaalmeedia tegevus PR- ja/või õigusküsimuste direktorile.
- Olge enda, oma privaatsuse ja [Ettevõtte] konfidentsiaalse teabe kaitsmisel ettevaatlik. Teie avaldatu on laialdaselt kättesaadav ja kauakestev. Kaaluge sisu hoolikalt, kuna Google'il on pikk mälu.
- Kui teil on isiklikud suhted või finantshuvid, mis võivad mõjutada teie sotsiaalmeedia sisu, mis on seotud [Ettevõte] või selle konkurentidega, avaldage need suhted või huvid asjakohastel teemadel postitades.
Intellektuaalomandi ja konfidentsiaalse teabe kaitse:
- Ärge avaldage sotsiaalmeedia platvormidel konfidentsiaalset või omandiõigusega kaitstud teavet [Ettevõtte] kohta. See hõlmab, kuid mitte ainult, ärisaladusi, tootearenduse üksikasju, klientide loendeid, finantsandmeid ja muud teavet, mis võib anda konkurentidele eelise.
- Olge ettevaatlik nii enda kui ka teiste isiklike andmete jagamisel sotsiaalmeedias. Kaitske oma privaatsust ning kolleegide, klientide ja partnerite privaatsust. Vältige isiklike kontaktandmete või tundliku teabe jagamist avalikes postitustes.
- Olge käimasolevate projektide, tulevaste toodete turuletoomise või tundlike äriküsimuste arutamisel ettevaatlik. Olge alati ettevaatlik, et vältida tahtmatut teabeleket, mis võib kahjustada [Ettevõtte] konkurentsipositsiooni.
- Kui kahtlete, kas teavet saab jagada, konsulteerige enne postitamist juhiste saamiseks vastava osakonnaga (nt juriidiline, intellektuaalomandi või ettevõttesuhtlus).
- Austage teiste intellektuaalomandi õigusi. Ärge jagage ega levitage autoriõigustega kaitstud materjali ilma nõuetekohase loata ja andke alati tunnustust teiste loodud sisu jagamisel.
- Kui teil on kahtlusi intellektuaalomandi või konfidentsiaalse teabe kaitsmise kohta, pöörduge juhiste ja selgituste saamiseks intellektuaalomandi või juriidilise osakonna poole.
Täiendavad juhised avalik-õiguslikele või privaatsuseeskirjadega reguleeritud ettevõtetele:
- Finantsküsimuste arutamisel järgige kõiki asjakohaseid määrusi ja juriidilisi nõudeid, eriti kui [Ettevõte] on avalik.
- Enne juriidiliste küsimuste, uurimiste või regulatiivsete küsimustega seotud teabe jagamist pidage nõu juriidilise meeskonnaga.
- Kliendiandmete käsitlemisel ja arutamisel järgige rangeid privaatsusprotokolle, eriti kui [Ettevõte] suhtes kehtivad privaatsusreeglid. Küsige alati juhiseid andmeprivaatsusametnikult või õigusekspertidelt.
- Hoiduge spekulatiivsetest väidetest [Ettevõtte] finantstulemuste või turusuundumuste kohta, eriti kui see võib mõjutada aktsiahindu või investorite arusaamu.
- Peavoolumeedia päringud tuleb suunata avalike suhete direktorile.
Sulgege kohustustega
- Pidage neid juhiseid silmas, kui osalete ettevõttega [Ettevõte] seotud sotsiaalmeedia tegevustes. Nende juhiste järgimine aitab kaitsta meie mainet ja tagab seaduste järgimise.
- Vaadake need sotsiaalmeedia juhised perioodiliselt üle ja värskendage, et tagada nende asjakohasus ja vastavus arenevate sotsiaalmeedia platvormide ja ettevõtte poliitikaga.
- Kui te ei tunne end kunagi [Ettevõtte] kontekstis sotsiaalmeedia sobivas kasutamises ebakindel või kahtlete, soovitame teil otsida juhiseid ja selgust. Meie kommunikatsioonijuht on valmis abistama sotsiaalmeedias tekkida võivate küsimuste, murede või olukordade lahendamisel.
Pidage meeles, et teie ettevõtte konkreetsed vajadused ja riskid võivad erineda, mistõttu on oluline neid juhiseid kohandada vastavalt ettevõtte valdkonnale, kultuurile ja eesmärkidele. Lisaks on soovitatav konsulteerida juriidiliste ja vastavusmeeskondadega, et tagada vastavus regulatiivsetele nõuetele.